E-Rechnung Deutschland mit SAP Business One

Rechtlicher Hinweis: Die auf dieser Seite bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine rechtsverbindliche Beratung dar. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Inhalte. Die dargestellten technischen Funktionen beziehen sich auf SAP Business One FP 2602 (Stand: Q2/2026) und können sich durch Updates oder Patches ändern. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer individuellen Situation empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem steuerlichen Berater sowie Ihrem SAP-Partner.

Welche Formate gibt es?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail, sondern ein strukturiertes Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931.

Format	Beschreibung	SAP B1 Standard (FP 26.02)
XRechnung 3.01	Reines XML-Format nach EN 16931, Pflicht für B2G (öffentliche Auftraggeber)	✅ Versand & Empfang
ZUGFeRD 2.x	Hybridformat: PDF mit eingebetteter XML, beliebt im B2B	✅ Versand & Empfang
PEPPOL BIS	Europäischer Standard für grenzüberschreitenden Austausch	✅ via SAP DRC

Wer muss wann was erfüllen?

Die E-Rechnungspflicht kommt stufenweise. Der verbindliche Standard ist EN 16931 – nicht PEPPOL. PEPPOL ist lediglich ein optionaler Übertragungsweg.

Ab wann	Wer ist betroffen	Pflicht	Pflichtstandard	Übertragungsweg	Umsetzung in SAP B1 (Standard)
01.01.2025	Alle B2B-Unternehmen	Empfang	EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD 2.x)	Frei wählbar (E-Mail, PEPPOL, Portal …)	XRechnung: Import via EDIW + PEPPOL-Protokoll ZUGFeRD: Import via EDIW + Gen. eDoc-Protokoll
01.01.2027	Unternehmen mit > 800.000 € Vorjahresumsatz	Versand	EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD 2.x)	Frei wählbar (E-Mail, PEPPOL, Portal …)	XRechnung: Export via EDS/EFM ZUGFeRD: Export als PDF mit XML-Anhang
01.01.2028	Alle B2B-Unternehmen (ohne Umsatzgrenze)	Versand	EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD 2.x)	Frei wählbar (E-Mail, PEPPOL, Portal …)	XRechnung: Export via EDS/EFM ZUGFeRD: Export als PDF mit XML-Anhang
Bereits Pflicht	Lieferanten öffentl. Auftraggeber (B2G)	Versand	XRechnung + Leitweg-ID (zwingend)	PEPPOL bevorzugt (ZRE / OZG-RE)	Standard: XRechnung-Export via EDS + Leitweg-ID im Beleg

Wie stelle ich EN 16931-Konformität sicher?

SAP B1 Standard

Electronic Document Service (EDS)

Erzeugt XRechnung-XML direkt aus SAP-Belegen. Die Templates im Electronic File Manager (EFM) sind auf EN 16931 ausgelegt. Voraussetzung: korrekte Stammdaten (USt-IdNr., Adressen, Artikelklassifizierung).

SAP B1 Standard

ZUGFeRD-Unterstützung (ab FP 25.02)

Der Assistent für den Import elektronischer Belege (EDIW) liest und verarbeitet ZUGFeRD-Dateien (PDF mit eingebettetem XML) direkt. Für den Versand werden Belege als PDF mit XML-Anhang exportiert.

Externer Validator

KoSIT Prüftool

Kostenloses Open-Source-Tool der KoSIT. Prüft erzeugte XML-Dateien gegen alle EN 16931-Regeln (Schema + Schematron). Ideal für Stichproben und den Testbetrieb vor dem Go-Live.

Wichtig: PEPPOL ist kein Pflichtstandard, sondern ein Transportnetzwerk. Sie können E-Rechnungen auch per E-Mail versenden – entscheidend ist, dass das Format EN 16931-konform ist. Wer PEPPOL nutzt, profitiert allerdings von einer automatischen Validierung durch den Access Point: Fehlerhafte Rechnungen werden gar nicht erst zugestellt.

So funktioniert die E-Rechnung in SAP Business One

XRechnung und ZUGFeRD im B2B-Alltag – Schritt für Schritt vom Versand bis zum Empfang.

Ausgang

E-Rechnung versenden

Rechnung anlegen

Ausgangsrechnung oder Gutschrift in SAP B1 erstellen. Digitale Nummernserie auswählen.

eDoc-Tab prüfen

Auf der Registerkarte Elektronische Belege die Mapping-Datei und eDoc-Art prüfen/anpassen.

Datei generieren

XRechnung: EDS erzeugt XML anhand der EFM-Mapping-Datei.
ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML-Anhang.

Per E-Mail versenden

Die XML- oder PDF-Datei wird im Exportordner abgelegt und per E-Mail an den Kunden versendet. Kein PEPPOL nötig.

✓

Status prüfen

Im Monitor für elektronische Belege den Versandstatus und eventuelle Fehler überwachen.

B2B-Praxis: Im B2B-Bereich ist E-Mail der gängigste Übertragungsweg – entscheidend ist nur, dass das Format EN 16931-konform ist (XRechnung oder ZUGFeRD). PEPPOL wird nur für öffentliche Auftraggeber (B2G) benötigt.

Eingang

E-Rechnung empfangen & verarbeiten

Dateien hochladen

Im EDIW (Einkauf → Assistent für den Import elektronischer Belege) die per E-Mail empfangenen Dateien hochladen:
XML (XRechnung) oder PDF (ZUGFeRD).

GP automatisch erkennen

SAP B1 identifiziert den Geschäftspartner automatisch anhand von Name, USt-IdNr., Aliasname oder IBAN aus den Stammdaten.

Positionen abgleichen

Zeilenpositionen werden mit Artikelstammdaten abgeglichen (Artikelcode, Beschreibung). Manuelle Korrekturen sind möglich.

✓

Beleg anlegen

Geparkte Eingangsrechnung wird in SAP B1 angelegt. Status und Details im Monitor einsehbar.

ZUGFeRD-Besonderheit: Bei ZUGFeRD-Dateien extrahiert EDS automatisch die eingebettete XML aus der PDF. Die Importzuordnung (XPaths, Namensräume) muss einmalig konfiguriert werden – SAP stellt Beispiel-Importdateien bereit.

Die Kernkomponenten im Überblick

⚙ Electronic Document Service (EDS)

Hintergrunddienst für Erzeugung und Verarbeitung elektronischer Belege. Extrahiert XML aus ZUGFeRD-PDFs und generiert XRechnung-Dateien.

📄 Electronic File Manager (EFM)

Mapping-Dateien für XRechnung (aktuell v3.01) und ZUGFeRD. Von SAP bereitgestellt, individuell anpassbar über den EFM-Designer.

📥 Importassistent (EDIW)

4-Schritte-Assistent für den Import von Eingangsrechnungen. Unterstützt XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF) mit automatischem Stammdatenabgleich.

Basis-Konfiguration Schritt für Schritt

Diese Schritte sind die Grundlage für die B2B-E-Rechnung in SAP Business One.

Belegeinstellungen konfigurieren

Unter Administration > Systeminitialisierung > Belegeinstellungen > Elektronische Belege: Generisches eDoc-Protokoll aktivieren (für ZUGFeRD-Empfang), USt.-Struktur 9930 (Deutschland) hinterlegen, Exportpfade definieren und Verarbeitungsziel festlegen.

Digitale Belegnummernserie anlegen

Eine eigene, als „digital“ markierte Nummernserie erstellen (z.B. „eDoc“) unter Administration > Systeminitialisierung > Belegnummerierung. Für Ein- und Ausgangsbelege erforderlich.

Mapping-Dateien im EFM hochladen

XRechnung- und ZUGFeRD-Mapping-Dateien (von SAP bereitgestellt) im Electronic File Manager hochladen. Findungsregeln für die automatische Zuordnung nach Belegart oder Geschäftspartner definieren. Bei Bedarf über den EFM-Designer individuell anpassen.

ZUGFeRD-Import im EDIW einrichten

Im Assistenten für den Import elektronischer Belege die Importzuordnung konfigurieren: XPaths für Belegart und Geschäftspartner definieren, Namensräume hinterlegen (rsm, ram, udt, qdt) und die von SAP bereitgestellte Beispiel-Importdatei hochladen.

Optional – nur bei B2G-Kunden: Zusätzlich das PEPPOL-Protokoll aktivieren, PEPPOL-Codelisten importieren und den SAP DRC Access Point einrichten. Für den reinen B2B-Betrieb ist dies nicht erforderlich.

Stammdatenpflege – Das A und O

Fehlerhafte oder fehlende Stammdaten sind die häufigste Ursache für Probleme bei der B2B-E-Rechnungserstellung.

👥 Geschäftspartner

Teilnehmer-ID (PEPPOL-Identifier) pflegen
USt.-Struktur hinterlegen
Aliasname und Hausbank IBAN pflegen (für ZUGFeRD-Abgleich)
Generierungstyp festlegen:
Generieren / Generieren – später / Nicht relevant

📦 Artikelstammdaten

Ursprungsland (ISO-Ländercode)
Identifikation Standardartikel (EAN/GTIN)
Warenklassifizierung (PEPPOL-BIS)
Mengeneinheiten (UN/ECE Rec. 20 Codes)

🏢 Firmendetails

Firmenname (exakt wie im Handelsregister)
Vollständige Adresse
USt-IdNr. und Steuernummer
Bankverbindung(en)

🏢 Leitweg-ID (nur B2G)

Nur relevant für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Eintragung im Feld „Kundenreferenz Nr.“
ID vom jeweiligen Auftraggeber erhalten

Funktionsübersicht: SAP B1 Standard ab FP 26.02

SAP Business One deckt ab Feature Pack 26.02 alle Anforderungen der B2B-E-Rechnungspflicht im Standard ab – ohne zusätzliche Add-ons.

Funktion	SAP B1 Standard (FP 26.02)
XRechnung 3.01 erzeugen (Ausgang)	✅ via EDS/EFM → XML per E-Mail versenden
XRechnung empfangen (Eingang)	✅ XML-Datei im EDIW hochladen & verarbeiten
ZUGFeRD 2.x erzeugen (Ausgang)	✅ PDF mit XML-Anhang → per E-Mail versenden
ZUGFeRD 2.x empfangen (Eingang)	✅ PDF im EDIW hochladen, XML wird automatisch extrahiert
Automatischer Stammdatenabgleich	✅ GP-Name, USt-IdNr., IBAN, Artikelcode
Monitor für elektronische Belege	✅ Statusüberwachung Ein- und Ausgang
EN 16931-konform	✅ XRechnung & ZUGFeRD
PEPPOL-Versand/-Empfang (optional, nur B2G)	✅ via SAP DRC Access Point

✅ Vollständig im SAP Business One Standard enthalten – keine zusätzlichen Lizenzkosten für die B2B-E-Rechnungspflicht.

SAP B1 Standard (FP 26.02)

Alles für die B2B-E-Rechnungspflicht an Bord

XRechnung 3.01 – Erzeugung und Empfang
ZUGFeRD 2.x – Erzeugung und Empfang
Übertragung per E-Mail – kein PEPPOL nötig
Automatischer Stammdatenabgleich beim Import
EFM-Mapping-Designer für individuelle Anpassungen
Ideal für: B2B-Unternehmen jeder Größe

Ihre Checkliste zur Einführung

In vier Phasen zur vollständigen B2B-E-Rechnungsfähigkeit.

Vorbereitung

SAP B1 auf FP 2602 (oder höher) aktualisieren
Electronic Document Service (EDS) installieren & aktivieren
Anforderungsanalyse: XRechnung und/oder ZUGFeRD

Konfiguration

Generisches eDoc-Protokoll aktivieren
USt.-Struktur 9930 hinterlegen
Digitale Nummernserie anlegen
Mapping-Dateien im EFM hochladen

Stammdaten bereinigen

Geschäftspartner: IDs, USt.-Strukturen, IBAN pflegen
Artikelstammdaten: Klassifizierungen ergänzen
Firmendetails: Steuernummern prüfen

Test & Go-Live

Testrechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format erzeugen
XML gegen EN 16931 validieren (KoSIT Prüftool)
Empfang von Test-E-Rechnungen über EDIW prüfen
Mitarbeiterschulung für EDIW und EFM

Häufige Fragen

„Reicht der SAP B1 Standard aus?“

Ab Feature Pack 26.02: Ja. SAP Business One unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD im Standard – für Versand und Empfang. Zusätzliche Add-ons sind für die B2B-E-Rechnungspflicht nicht erforderlich.

„Was passiert bei Fristsäumnis?“

Die Finanzverwaltung kann den Vorsteuerabzug versagen, wenn Rechnungen nicht im vorgeschriebenen Format vorliegen. Zudem drohen Bußgelder bei GoBD-Verstößen.

„Muss ich PEPPOL nutzen?“

Nicht zwingend. PEPPOL ist ein Übertragungsweg, kein Format. XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien können auch per E-Mail ausgetauscht werden. Für B2G (öffentliche Auftraggeber) ist PEPPOL der bevorzugte Kanal.

„Was kostet die Umstellung?“

Die gesamte B2B-E-Rechnungsfunktionalität (XRechnung und ZUGFeRD) ist im SAP Business One Standard enthalten – ohne zusätzliche Lizenzkosten. Die Konfiguration und Stammdatenbereinigung kann durch Ihren SAP-Partner begleitet werden. Sprechen Sie uns für ein individuelles Angebot an.

E-Rechnung in Deutschland:So setzen Sie die B2B-Pflicht mitSAP Business One um