SAP Business One | FP2602 · SP2605

E-Rechnung in Deutschland:
So setzen Sie die B2B-Pflicht mit
SAP Business One um

Ab 2025 ist der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen nach EN 16931 gesetzliche Pflicht. SAP Business One unterstützt XRechnung direkt im Standard – für Versand und Empfang. Mit SP2605 jetzt auch komfortabel im Web Client.

Funktionsentwicklung: E-Rechnung in SAP Business One

Ein Überblick, welche Version welche Details der E-Rechnung abbildet – als Referenz für Kundengespräche.

FP2502
Februar 2025

Basis-Unterstützung für XRechnung

  • XRechnung 3.01 erzeugen & empfangen (Ausgang/Eingang)
  • Electronic Document Service (EDS) + Electronic File Manager (EFM)
  • Assistent für den Import elektronischer Belege (EDIW) für eingehende Rechnungen
FP2602
Februar 2026

Hauptversion – ausgereift & erweitert

  • XRechnung-Verarbeitung robust & produktionsreif für den B2B-Alltag
  • Zusätzliche Länderformate: EU-Peppol, KSeF (Polen), E-Rechnung für Israel & Portugal
  • eDoc-Protokoll „PDF mit XML-Anhang“ (technische Basis bereits seit SP2511/Nov. 2025)
SP2605
Mai 2026

Web Client & Massenversand

  • E-Rechnung erstmals auch im Web Client erstellbar (Grundeinstellungen weiterhin im Fat Client)
  • Neuer Reiter „Elektronische Belege“ direkt am Beleg
  • Voreinstellung in den Geschäftspartner-Stammdaten – keine wiederholte Auswahl nötig
  • Neuer Monitor für elektronische Belege inkl. Massenversand
  • Zusätzlich (Meldewesen, nicht E-Rechnung selbst): euBP Audit File, ELMA5-XML für die Zusammenfassende Meldung

Empfehlung für Bestandskunden: Für die gesetzliche B2B-E-Rechnungspflicht reicht bereits FP2502. Wir empfehlen dennoch mindestens FP2602, idealerweise SP2605 für den vollen Funktionsumfang (Web Client, Monitor, Massenversand).

2025
Empfangspflicht
für E-Rechnungen
im B2B-Bereich
2027
Versandpflicht
bei > 800.000 EUR
Jahresumsatz
2028
Versandpflicht
für alle
Unternehmen
EN 16931
Europäische Norm
für XRechnung

Welche Formate gibt es?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail, sondern ein strukturiertes Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931.

Format Beschreibung SAP B1 Standard (FP2602)
XRechnung 3.01 Reines XML-Format nach EN 16931, Pflicht für B2G (öffentliche Auftraggeber) ✅
Versand & Empfang
PEPPOL BIS Europäischer Übertragungsstandard – in Deutschland nur für B2G (öffentliche Auftraggeber) relevant ✅
nur B2G, via SAP DRC

Die Rechnung im Wandel: Vorher – Nachher

So verändert sich Ihr Rechnungsprozess mit XRechnung in SAP Business One.

Bisher

PDF- oder Papierrechnung

  • ✕PDF oder Papier per Post/E-Mail
  • ✕Manuelle Dateneingabe im Rechnungseingang
  • ✕Keine strukturierten Daten, kein automatischer Abgleich
  • ✕Medienbrüche: Drucken, Scannen, manuelles Ablegen
  • ✕Ab 2025/2027/2028 nicht mehr gesetzeskonform
Mit SAP B1 Standard

XRechnung, automatisiert

  • ✓Strukturierte XML-Rechnung direkt aus SAP B1 (EDS/EFM)
  • ✓Automatischer Empfang & Stammdatenabgleich (EDIW)
  • ✓Vollständig EN 16931-konform & rechtssicher
  • ✓Kein Medienbruch – durchgängig digital
  • ✓Monitor für Status, seit SP2605 auch Massenversand

Wer muss wann was erfüllen?

Die E-Rechnungspflicht kommt stufenweise. Der verbindliche Standard ist EN 16931 – nicht PEPPOL. PEPPOL ist ein Transportnetzwerk, das in Deutschland ausschließlich für B2G (öffentliche Auftraggeber) genutzt wird.

Ab wann Wer ist betroffen Pflicht Pflichtstandard Übertragungsweg Umsetzung in SAP B1 (Standard)
01.01.2025 Alle B2B-Unternehmen Empfang EN 16931-konformes Format
(in SAP B1 Standard: XRechnung)		 Frei wählbar (E-Mail, Portal …) XRechnung: Import via EDIW + PEPPOL-Protokoll
01.01.2027 Unternehmen mit
> 800.000 € Vorjahresumsatz		 Versand EN 16931-konformes Format
(in SAP B1 Standard: XRechnung)		 Frei wählbar (E-Mail, Portal …) XRechnung: Export via EDS/EFM
01.01.2028 Alle B2B-Unternehmen
(ohne Umsatzgrenze)		 Versand EN 16931-konformes Format
(in SAP B1 Standard: XRechnung)		 Frei wählbar (E-Mail, Portal …) XRechnung: Export via EDS/EFM
Bereits Pflicht Lieferanten öffentl. Auftraggeber (B2G) Versand XRechnung + Leitweg-ID (zwingend) PEPPOL zwingend (ZRE / OZG-RE) Standard: XRechnung-Export via EDS + Leitweg-ID im Beleg

Wie stelle ich EN 16931-Konformität sicher?

SAP B1 Standard

Electronic Document Service (EDS)

Erzeugt XRechnung-XML direkt aus SAP-Belegen. Die Templates im Electronic File Manager (EFM) sind auf EN 16931 ausgelegt. Voraussetzung: korrekte Stammdaten (USt-IdNr., Adressen, Artikelklassifizierung).

Externer Validator

KoSIT Prüftool

Kostenloses Open-Source-Tool der KoSIT. Prüft erzeugte XML-Dateien gegen alle EN 16931-Regeln (Schema + Schematron). Ideal für Stichproben und den Testbetrieb vor dem Go-Live.

Wichtig: PEPPOL ist in Deutschland nur für B2G relevant (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber). Im B2B-Bereich reicht der Versand per E-Mail – entscheidend ist nur, dass das Format EN 16931-konform ist. Für B2G-Rechnungen profitieren Sie über PEPPOL von einer automatischen Validierung durch den Access Point: Fehlerhafte Rechnungen werden gar nicht erst zugestellt.

So funktioniert die E-Rechnung in SAP Business One

XRechnung im B2B-Alltag – Schritt für Schritt vom Versand bis zum Empfang.

Ausgang

E-Rechnung versenden

Seit SP2605 auch im Web Client
1

Rechnung anlegen

Ausgangsrechnung oder Gutschrift in SAP B1 erstellen. Digitale Nummernserie auswählen.

2

eDoc-Tab prüfen

Auf der Registerkarte Elektronische Belege die Mapping-Datei und eDoc-Art prüfen/anpassen.

3

Datei generieren

Das Electronic Document Service (EDS) erzeugt die XRechnung-XML anhand der EFM-Mapping-Datei.

4

Per E-Mail versenden

Die XML-Datei wird im Exportordner abgelegt und per E-Mail an den Kunden versendet. Kein PEPPOL nötig.

✓

Status prüfen

Im Monitor für elektronische Belege den Versandstatus und eventuelle Fehler überwachen (seit SP2605 auch für den Massenversand).

B2B-Praxis: Im B2B-Bereich ist E-Mail der gängigste Übertragungsweg – entscheidend ist nur, dass das Format EN 16931-konform ist (in SAP B1 Standard: XRechnung). PEPPOL wird nur für öffentliche Auftraggeber (B2G) benötigt.

Eingang

E-Rechnung empfangen & verarbeiten

1

Dateien hochladen

Im EDIW (Einkauf → Assistent für den Import elektronischer Belege) die per E-Mail empfangene XML-Datei (XRechnung) hochladen.

2

GP automatisch erkennen

SAP B1 identifiziert den Geschäftspartner automatisch anhand von Name, USt-IdNr., Aliasname oder IBAN aus den Stammdaten.

3

Positionen abgleichen

Zeilenpositionen werden mit Artikelstammdaten abgeglichen (Artikelcode, Beschreibung). Manuelle Korrekturen sind möglich.

✓

Beleg anlegen

Geparkte Eingangsrechnung wird in SAP B1 angelegt. Status und Details im Monitor einsehbar.

Die Kernkomponenten im Zusammenspiel

EFM ist die gemeinsame Mapping-Engine – genutzt sowohl von EDS (Ausgang) als auch von EDIW (Eingang).

⚙
Ausgang

EDS

Erzeugt die XRechnung-XML direkt aus dem SAP-Beleg

↔
📄
Gemeinsame Engine

EFM

Mapping-Vorlagen für XRechnung – einmal konfiguriert, in beide Richtungen aktiv

↔
📥
Eingang

EDIW

Importiert und verarbeitet eingehende XRechnung-Dateien automatisch

Ausgang-Ablauf: SAP-Beleg → EDS → EFM → XML-Datei → E-Mail
Eingang-Ablauf: E-Mail → EDIW → EFM → Stammdatenabgleich → SAP-Beleg

Basis-Konfiguration Schritt für Schritt

Diese Schritte sind die Grundlage für die B2B-E-Rechnung in SAP Business One.

1

Belegeinstellungen konfigurieren

Unter Administration > Systeminitialisierung > Belegeinstellungen > Elektronische Belege: PEPPOL-Protokoll aktivieren (für XRechnung), USt.-Struktur 9930 (Deutschland) hinterlegen, Exportpfade definieren und Verarbeitungsziel festlegen.

2

Digitale Belegnummernserie anlegen

Eine eigene, als „digital“ markierte Nummernserie erstellen (z.B. „eDoc“) unter Administration > Systeminitialisierung > Belegnummerierung. Für Ein- und Ausgangsbelege erforderlich.

3

Mapping-Dateien im EFM hochladen

Die aktuell gültige XRechnung-Formatdatei (von SAP über SAP-Hinweis 2957995 bereitgestellt) im Electronic File Manager (EFM) hochladen. Findungsregeln für die automatische Zuordnung nach Belegart oder Geschäftspartner definieren. Bei Bedarf über den EFM-Designer individuell anpassen – z. B. um pro Geschäftspartner eine eigene Formatdatei zuzuweisen.

Wie kommen Rechnungspositionen (Line Items) ins XML?

Die EFM-Formatdatei bildet jede Belegzeile automatisch auf ein wiederholendes XML-Positionselement ab – das übernimmt EDS beim Erzeugen der XRechnung, ohne manuellen Zusatzschritt pro Zeile. Voraussetzung ist, dass die verwendeten Artikel korrekt klassifiziert sind (Ursprungsland, GTIN/EAN, PEPPOL-BIS-Warenklassifizierung, Mengeneinheit nach UN/ECE Rec. 20 – siehe Stammdatenpflege unten). Fehlt eine dieser Angaben am Artikel, bleibt die betroffene Position unvollständig und die Zeile scheitert bei der KoSIT-Validierung. Bei Sonderfällen (z. B. zusammengefasste Positionen) lässt sich die Zuordnung über Mapping-Funktionen im EFM-Designer individuell anpassen.

4

Web Client & Monitor einrichten Neu ab SP2605

Seit SP2605 lässt sich die E-Rechnung auch direkt im Web Client erstellen (Grundeinstellungen weiterhin im Fat Client). Am Beleg selbst steht dafür der neue Reiter „Elektronische Belege“ zur Verfügung; die Einstellung lässt sich zusätzlich in den Geschäftspartner-Stammdaten hinterlegen, um die Auswahl nicht bei jedem Beleg zu wiederholen. Für Nachverfolgung und Massenversand mehrerer Belege steht der neue Monitor für elektronische Belege (Fat Client) bereit.

Optional – nur bei B2G-Kunden: Zusätzlich das PEPPOL-Protokoll aktivieren, PEPPOL-Codelisten importieren und den SAP DRC Access Point einrichten. Für den reinen B2B-Betrieb ist dies nicht erforderlich.

Stammdatenpflege – Das A und O

Fehlerhafte oder fehlende Stammdaten sind die häufigste Ursache für Probleme bei der B2B-E-Rechnungserstellung.

👥 Geschäftspartner

  • Teilnehmer-ID (PEPPOL-Identifier) pflegen
  • USt.-Struktur hinterlegen
  • Aliasname und Hausbank IBAN pflegen (für den automatischen Abgleich beim Import)
  • Generierungstyp festlegen:
    Generieren / Generieren – später / Nicht relevant

📦 Artikelstammdaten

  • Ursprungsland (ISO-Ländercode)
  • Identifikation Standardartikel (EAN/GTIN)
  • Warenklassifizierung (PEPPOL-BIS)
  • Mengeneinheiten (UN/ECE Rec. 20 Codes)

🏢 Firmendetails

  • Firmenname (exakt wie im Handelsregister)
  • Vollständige Adresse
  • USt-IdNr. und Steuernummer
  • Bankverbindung(en)

🏢 Leitweg-ID (nur B2G)

  • Nur relevant für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
  • Eintragung im Feld „Kundenreferenz Nr.“
  • ID vom jeweiligen Auftraggeber erhalten

Funktionsübersicht: SAP B1 Standard (FP2602 + SP2605)

SAP Business One deckt seit FP2602 die zentralen Anforderungen der B2B-E-Rechnungspflicht für XRechnung im Standard ab – ohne zusätzliche Add-ons. SP2605 ergänzt die Erstellung im Web Client und einen Monitor für den Massenversand.

Funktion SAP B1 Standard
XRechnung 3.01 erzeugen (Ausgang) ✅
via EDS/EFM → XML per E-Mail versenden
XRechnung empfangen (Eingang) ✅
XML-Datei im EDIW hochladen & verarbeiten
Automatischer Stammdatenabgleich ✅
GP-Name, USt-IdNr., IBAN, Artikelcode
Erstellung im Web Client NEU (SP2605) ✅
Grundeinstellungen weiterhin im Fat Client
Reiter „Elektronische Belege“ am Beleg NEU (SP2605) ✅
Protokoll & Generierungszeitpunkt je Beleg
Voreinstellung in GP-Stammdaten NEU (SP2605) ✅
keine wiederholte Auswahl pro Beleg nötig
Monitor für elektronische Belege ✅
Statusüberwachung; seit SP2605 auch Massenversand
EN 16931-konform ✅
via XRechnung
PEPPOL-Versand/-Empfang (optional, nur B2G) ✅
via SAP DRC Access Point

SAP B1 Standard (FP2602 + SP2605)

Alles für die B2B-E-Rechnungspflicht an Bord

  • XRechnung 3.01 – Erzeugung und Empfang
  • Übertragung per E-Mail – kein PEPPOL nötig
  • Automatischer Stammdatenabgleich beim Import
  • EFM-Mapping-Designer für individuelle Anpassungen
  • Seit SP2605: Erstellung auch im Web Client + Monitor für Massenversand
  • Ideal für: B2B-Unternehmen jeder Größe

Ihre Checkliste zur Einführung

In vier Phasen zur vollständigen B2B-E-Rechnungsfähigkeit.

1

Vorbereitung

  • SAP B1 auf FP2602 aktualisieren (empfohlen: SP2605)
  • Electronic Document Service (EDS) installieren & aktivieren
  • Anforderungsanalyse: welche Belegarten & Geschäftspartner sind betroffen?
2

Konfiguration

  • PEPPOL-Protokoll aktivieren (für XRechnung)
  • USt.-Struktur 9930 hinterlegen
  • Digitale Nummernserie anlegen
  • Mapping-Dateien im EFM hochladen
  • Ab SP2605: Web Client & Monitor einrichten
3

Stammdaten bereinigen

  • Geschäftspartner: IDs, USt.-Strukturen, IBAN pflegen
  • Artikelstammdaten: Klassifizierungen ergänzen
  • Firmendetails: Steuernummern prüfen
4

Test & Go-Live

  • Testrechnungen im XRechnung-Format erzeugen
  • XML gegen EN 16931 validieren (KoSIT Prüftool)
  • Empfang von Test-E-Rechnungen über EDIW prüfen
  • Mitarbeiterschulung für EDIW und EFM

So läuft die Einführung ab

Von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Go-Live – Ihr Weg zur XRechnung mit Versino.

1

Kontaktaufnahme

Sie melden sich über das Kontaktformular, per Telefon oder direkt über den Beratungstermin-Link auf dieser Seite – unverbindlich und kostenfrei.

2

Gespräch

In einem ersten Gespräch (ca. 30 Minuten) klären wir Ihre Ausgangslage: aktueller SAP B1-Versionsstand, Anteil an B2G-Kunden, bisheriger Rechnungsprozess und Ihre zeitliche Zielsetzung.

3

Evaluation des Umfangs

durch Ihren Finance Consultant

Ein Finance Consultant von Versino prüft den konkreten Aufwand: FP-/SP-Stand Ihres Systems, Qualität der Stammdaten (Artikelklassifizierung, Geschäftspartnerdaten), Sonderfälle (z. B. mehrere Firmen/Mandanten, Sammelrechnungen) und die daraus passende technische Umsetzung.

4

Angebot & Annahme

Sie erhalten ein transparentes, auf Ihre Situation zugeschnittenes Angebot – inklusive Aufwandsschätzung für Konfiguration und Stammdatenbereinigung. Nach Ihrer Freigabe planen wir gemeinsam den Projektstart.

5

Projektdurchführung

Wir konfigurieren EDS/EFM, bereinigen gemeinsam mit Ihnen die Stammdaten, testen die erzeugten XML-Dateien gegen das KoSIT-Prüftool und begleiten den Go-Live inklusive Mitarbeiterschulung für EDIW und EFM.

Abkürzungen im Überblick

Alle Fachbegriffe dieser Seite kurz erklärt.

SAP-Komponenten
EDS – Electronic Document Service: SAP-B1-Dienst, der elektronische Belege wie XRechnung erzeugt und verarbeitet
EFM – Electronic File Manager: verwaltet die Mapping-Vorlagen für XRechnung
EDIW – Assistent für den Import elektronischer Belege: 4-Schritte-Assistent zum Einlesen eingehender E-Rechnungen
eDoc – Electronic Document: Bezeichnung des Reiters/der Funktion für elektronische Belege in SAP B1
DRC – SAP Document and Reporting Compliance: SAP-Lösung/Access Point für PEPPOL-Versand und -Empfang
SAP B1 – SAP Business One
FP – Feature Package: großes, i. d. R. jährliches SAP-B1-Release (z. B. FP2602 = Februar 2026)
SP – Support Package: kleineres, unterjähriges SAP-B1-Update (z. B. SP2605 = Mai 2026)
Formate & Standards
EN 16931 – Europäische Norm für den Inhalt/das Datenmodell einer E-Rechnung
XRechnung – deutsches XML-Format nach EN 16931, Pflicht für B2G
PEPPOL – Pan-European Public Procurement OnLine: europäisches Übertragungsnetzwerk für elektronische Belege
BIS – (PEPPOL) Business Interoperability Specifications: die konkreten PEPPOL-Nachrichtenformate
XML – Extensible Markup Language: strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat
Recht & Meldewesen
B2B – Business-to-Business: Geschäfte zwischen Unternehmen
B2G – Business-to-Government: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
KoSIT – Koordinierungsstelle für IT-Standards: betreibt u. a. das kostenlose XRechnung-Prüftool
ZRE – Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes
OZG-RE – Rechnungseingangsplattform der Länder nach dem Onlinezugangsgesetz
ELMA5 – (SP2605) neues XML-Format für die Zusammenfassende Meldung ans Bundeszentralamt für Steuern
euBP – (SP2605) EU-Business-Partner-Audit-File: steuerliches Meldeformat
Stammdaten
GP – Geschäftspartner: Sammelbegriff für Kunden und Lieferanten in SAP B1
USt-IdNr. – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
IBAN – International Bank Account Number
GTIN/EAN – Global Trade Item Number / European Article Number: internationale Artikelnummer

Häufige Fragen

„Reicht der SAP B1 Standard aus?“

Ab FP2602: Ja, für XRechnung. SAP Business One unterstützt XRechnung im Standard – für Versand und Empfang. Seit SP2605 zusätzlich komfortabel im Web Client mit eigenem Monitor. Zusätzliche Add-ons sind für die gesetzliche B2B-E-Rechnungspflicht nicht erforderlich.

„Was passiert bei Fristsäumnis?“

Die Finanzverwaltung kann den Vorsteuerabzug versagen, wenn Rechnungen nicht im vorgeschriebenen Format vorliegen. Zudem drohen Bußgelder bei GoBD-Verstößen.

„Muss ich PEPPOL nutzen?“

Nur für B2G. PEPPOL ist ein Übertragungsweg, kein Format, und in Deutschland ausschließlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) relevant. Im B2B-Bereich reicht der Versand per E-Mail.

„Was kostet die Umstellung?“

Die B2B-E-Rechnungsfunktionalität für XRechnung ist im SAP Business One Standard enthalten – ohne zusätzliche Lizenzkosten. Die Konfiguration und Stammdatenbereinigung kann durch Ihren SAP-Partner begleitet werden. Sprechen Sie uns für ein individuelles Angebot an.

Rechtlicher Hinweis: Die auf dieser Seite bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine rechtsverbindliche Beratung dar. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Inhalte. Die dargestellten technischen Funktionen beziehen sich auf SAP Business One FP2602 / SP2605 (Stand: Q3/2026) und können sich durch Updates oder Patches ändern. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer individuellen Situation empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem steuerlichen Berater sowie Ihrem SAP-Partner.

Bereit für die B2B-E-Rechnung?

Die Versino Gruppe ist Ihr erfahrener SAP Business One Partner. Von der Konfiguration über die Stammdatenbereinigung bis zum Go-Live – wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess.